Warum saubere BPMN-Modelle über den Projekterfolg entscheiden

BPMN 2.0 hat sich als De-facto-Standard für die fachliche und technische Prozessmodellierung etabliert. In der Praxis zeigt sich jedoch ein wiederkehrendes Problem: Obwohl das Notationsset beherrscht wird, sind viele Modelle schwer lesbar, uneinheitlich aufgebaut und nur eingeschränkt für Analyse, Automatisierung oder Kommunikation nutzbar.

Der entscheidende Unterschied liegt nicht in der Kenntnis der Symbole, sondern in klaren Modellierungskonventionen. Sie schaffen Verbindlichkeit, erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT und sorgen dafür, dass Prozessmodelle langfristig wartbar bleiben.

Dieser Beitrag zeigt bewährte Konventionen für BPMN‑2.0-Modelle und beleuchtet typische Fehler, die in der Praxis regelmäßig auftreten.

BPMN 2.0 ist eine Notation – kein Modellierungsleitfaden

Ein zentraler Irrtum besteht darin, BPMN als vollständige Methodik zu verstehen. BPMN definiert, wie Prozesse grafisch dargestellt werden können – nicht jedoch, wie sie sinnvoll zu modellieren sind.

Ohne zusätzliche Konventionen entstehen schnell individuelle Stilformen je Modellierer. Das erschwert Reviews, verhindert Vergleichbarkeit und untergräbt die Akzeptanz von Prozessmodellen als Steuerungsinstrument.

Modellierungskonventionen legen daher verbindlich fest:

• wie Prozesse zugeschnitten werden,
• welche Elemente erlaubt sind,
• wie Benennungen erfolgen und
• wie Detaillierungsgrade gehandhabt werden.

Zentrale Modellierungskonventionen für BPMN 2.0

Klare Abgrenzung des Prozessumfangs

Jedes BPMN-Modell sollte einen klar definierten fachlichen Zweck haben. Empfehlenswert ist die Modellierung eines durchgängigen End‑to‑End-Prozesses oder eines fachlich geschlossenen Teilprozesses.

Ein Prozessdiagramm, das mehrere fachliche Abläufe vermischt oder unterschiedliche Ziele verfolgt, verliert schnell an Aussagekraft.

Bewährt hat sich die explizite Festlegung von:

• Start- und Endzuständen,
• fachlichem Scope sowie
• verantwortlicher Organisationseinheit.

Einheitliche Verwendung von Pools und Lanes

Pools und Lanes dienen der strukturellen Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Eine saubere Konvention legt fest, wofür Pools und wofür Lanes verwendet werden.

In der Praxis bewährt sich häufig:

• Pools für externe Parteien oder klar getrennte Organisationen,
• Lanes für Rollen oder Organisationseinheiten innerhalb eines Prozesses.

Wichtig ist, diese Logik unternehmensweit konsistent einzusetzen.

Durchgängige Benennungskonventionen

Aktivitäten sollten grundsätzlich als fachlich verständliche Tätigkeiten formuliert werden. Empfehlenswert ist die Form „Verb + Objekt“, zum Beispiel „Kundenauftrag prüfen“ oder „Rechnung erstellen“.

Für Ereignisse sollten klar erkennbare Zustands- oder Auslöserbeschreibungen verwendet werden, etwa „Auftrag eingegangen“ oder „Genehmigung erteilt“.

Gateways werden idealerweise nicht benannt, sondern ausschließlich über die beschrifteten Sequenzflüsse erklärt.

Begrenzte Symbolvielfalt

BPMN 2.0 stellt eine große Anzahl von Ereignis- und Gateway-Typen zur Verfügung. Für viele fachliche Anwendungsfälle ist diese Vielfalt jedoch nicht notwendig.

Gute Konventionen definieren daher ein reduziertes, freigegebenes Symbolset – beispielsweise:

• Start- und Endereignisse,
• Zwischenereignisse nur für Nachrichten oder Timer,
• exklusive und parallele Gateways.

Dies erhöht Lesbarkeit und reduziert Interpretationsspielräume.

Klare Regeln zur Detaillierung

Nicht jeder fachliche Schritt muss im selben Diagramm modelliert werden. Stattdessen sollten fachlich komplexe Aktivitäten über Call Activities oder Subprozesse ausgelagert werden.

Eine einfache Regel lautet: Ein Diagramm sollte ohne Scrollen oder starkes Zoomen erfassbar sein und in Reviews vollständig diskutiert werden können.

Typische Fehler in der BPMN‑Praxis

Modellierung technischer Implementierungslogik

Ein häufiger Fehler ist die Vermischung fachlicher Abläufe mit technischen Details. Systemnamen, Schnittstellenaufrufe oder konkrete Applikationen gehören in der Regel nicht in fachliche BPMN-Modelle.

Dadurch verlieren Modelle ihre Rolle als gemeinsame Sprache zwischen Fachbereichen und IT.

Unklare oder doppelte Start- und Endereignisse

Modelle enthalten häufig mehrere Start- oder Endereignisse ohne klaren fachlichen Unterschied. Dies erschwert das Verständnis des eigentlichen Prozessbeginns und des gewünschten Zielzustands.

Jeder Start- und Endpunkt sollte einen fachlich nachvollziehbaren Auslöser beziehungsweise ein eindeutiges Prozessergebnis beschreiben.

Übermäßiger Einsatz von Gateways

Insbesondere exklusive Gateways werden häufig eingesetzt, obwohl einfache Ablaufvarianten oder klar benannte Aktivitäten ausreichen würden.

Zu viele Verzweigungen erhöhen die visuelle Komplexität und erschweren die Nachvollziehbarkeit des Prozessflusses.

Fehlende oder irreführende Flussbeschriftungen

Sequenzflüsse nach Gateways bleiben in vielen Modellen unbeschriftet. Damit geht der eigentliche Entscheidungsinhalt verloren.

Flussbeschriftungen sollten die fachliche Entscheidungslogik eindeutig beschreiben und unabhängig vom Gateway verständlich sein.

Inkonsistente Modellierung gleicher Sachverhalte

Der gleiche fachliche Sachverhalt wird in unterschiedlichen Modellen unterschiedlich dargestellt, etwa als Aufgabe, Ereignis oder Subprozess.

Dies ist meist ein klares Indiz für fehlende Konventionen oder unzureichende Qualitätssicherung.

Qualitätssicherung als fester Bestandteil der Modellierung

Modellierungskonventionen entfalten ihre Wirkung nur, wenn sie aktiv angewendet und überprüft werden. Bewährt haben sich strukturierte Modellreviews, idealerweise durch eine zentrale BPM- oder Governance-Einheit.

Checklisten mit klaren Prüfkriterien – etwa zu Benennung, Symbolverwendung und Modellstruktur – helfen, eine gleichbleibend hohe Qualität sicherzustellen.

Auch kurze Schulungsformate und Best-Practice-Beispiele tragen wesentlich zur Akzeptanz bei.

Fazit

BPMN 2.0 ist ein leistungsfähiger Standard. Sein Mehrwert entsteht jedoch erst durch klare, pragmatische Modellierungskonventionen. Einheitliche Benennung, reduzierte Symbolsets, sauber definierte Scopes und klare Regeln zur Detaillierung machen Prozessmodelle verständlich, vergleichbar und nachhaltig nutzbar.

Wer typische Fehler wie technische Überladung, inkonsistente Modellierung und übermäßige Komplexität vermeidet, schafft eine belastbare Grundlage für Analyse, Prozessverbesserung und Automatisierung in der Praxis.

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