Change Management im Geschäftsprozessmanagement

Strategien zur Bewältigung von Widerständen und zur Förderung von Akzeptanz bei der Implementierung neuer Prozesse

Die Einführung neuer Geschäftsprozesse im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements (GPM) stellt Organisationen häufig vor eine doppelte Herausforderung: Einerseits sollen Prozesse effizienter, digitaler und kundenorientierter gestaltet werden, andererseits müssen die betroffenen Mitarbeitenden diesen Wandel auch mittragen. Ohne ein gezieltes Change Management scheitert jedoch selbst der beste Prozessentwurf an internen Widerständen.

Warum Widerstände entstehen

Widerstand gegen Veränderung ist ein natürlicher Reflex. Gründe dafür reichen von Unsicherheit über die eigene Rolle im neuen Prozess, fehlendem Verständnis für die Veränderung bis hin zu negativen Erfahrungen mit früheren Projekten. Besonders kritisch wird es, wenn Mitarbeitende den Sinn hinter der Veränderung nicht erkennen oder sich im Umsetzungsprozess nicht ausreichend einbezogen fühlen.

Erfolgsfaktoren im Change Management

Ein effektives Change Management im GPM kombiniert kommunikative, psychologische und strukturelle Maßnahmen. Zu den wichtigsten Strategien zählen:

1. Frühe und transparente Kommunikation
   
   Veränderungen sollten offen und frühzeitig kommuniziert werden. Idealerweise nicht erst mit dem Projektstart, sondern bereits in der Planungsphase. Nur wer versteht, warum ein neuer Prozess notwendig ist, kann diesen auch mittragen.
   
   

2. Einbindung der Betroffenen
   
   Mitarbeitende sollten als Experten ihrer eigenen Arbeitsabläufe gesehen und aktiv in die Gestaltung der neuen Prozesse eingebunden werden. Das fördert Akzeptanz, senkt Widerstände und verbessert die Ergebnisqualität.
   
   

3. Schulung und Befähigung
   
   Neue Prozesse bringen oft neue Tools, Rollen oder Denkweisen mit sich. Qualifizierungsmaßnahmen helfen, Unsicherheiten abzubauen und die Handlungssicherheit im neuen Prozessumfeld zu stärken.
   
   

4. Führung als Vorbild
   
   Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle im Change Management. Sie sollten nicht nur hinter dem Wandel stehen, sondern diesen auch vorleben, aktiv begleiten und als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
   
   

5. Schnelle Erfolge sichtbar machen
   
   Frühzeitige Erfolgserlebnisse, sogenannte “Quick Wins”, motivieren und belegen, dass sich der Aufwand lohnt. So wird Vertrauen in die Veränderung gestärkt.
   
   

Fazit

Change Management ist kein „Begleitprojekt“, sondern ein integraler Bestandteil jeder Initiative im Geschäftsprozessmanagement. Wer den menschlichen Faktor im Wandel berücksichtigt, legt den Grundstein für nachhaltige Akzeptanz, verbesserte Prozesse und eine zukunftsfähige Organisation.