Wie Sie in Ihrem Unternehmen mit Geschäftsprozessmanagement starten

Geschäftsprozessmanagement  – kurz GPM – ist ein wichtiges Instrument, um Abläufe im Unternehmen zu analysieren, zu verbessern und nachhaltig zu gestalten. Viele Unternehmen wissen zwar, dass sie ihre Prozesse optimieren könnten, aber der Einstieg fällt oft schwer.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen praxisnah und einfach, wie Sie mit GPM in Ihrem Unternehmen starten können.

Was sind Geschäftsprozesse?

Unter Geschäftsprozessen versteht man wiederkehrende Abläufe im Unternehmen wie beispielsweise:
- Rechnungsverarbeitung
- Angebotserstellung
- Dokumentenmanagement (bspw. Ablage & Kategorisierung)
- Personalonboarding

Beim Geschäftsprozessmanagement geht es darum, diese Prozesse systematisch zu erfassen, zu analysieren, zu verbessern und zu dokumentieren. Ziel ist es, effizienter zu arbeiten, die Qualität zu steigern und Fehler zu reduzieren.

Warum ist GPM wichtig?

Ein gutes Prozessmanagement bringt viele Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis durch schlankere Abläufe
- Weniger Fehler, da Prozesse klar geregelt sind
- Höhere Transparenz, auch für neue Mitarbeitende
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Schritt-für-Schritt: So starten Sie mit GPM

1. Wählen Sie einen ersten Prozess aus

Starten Sie bewusst klein. Wählen Sie einen Prozess, der häufig vorkommt oder Verbesserungspotenzial bietet. Zum Beispiel die Bearbeitung von Kundenaufträgen.

2. Beziehen Sie Mitarbeitende ein

Sprechen Sie mit den Kolleginnen und Kollegen, die täglich mit dem Prozess arbeiten. Sie kennen die Schwachstellen oft am besten. Fragen Sie:
- Welche Schritte werden durchgeführt?
- Welche Schritte laufen gut?
- Wo gibt es Verzögerungen oder unnötige Arbeitsschritte?
- Welche Probleme treten häufig auf?

3. Dokumentieren Sie den Ist-Prozess

Stellen Sie den aktuellen Ablauf grafisch oder schriftlich dar, z. B. in einer einfachen Prozessskizze oder als Liste. So entsteht ein gemeinsames Verständnis des aktuellen Prozesses.

4. Analysieren und verbessern Sie den Prozess

Suchen Sie gezielt nach Optimierungsmöglichkeiten:
- Gibt es doppelte Arbeitsschritte?
- Können Tätigkeiten automatisiert werden?
- Wo entstehen Wartezeiten oder Medienbrüche?

Entwickeln Sie auf Basis dieser Analyse einen Soll-Prozess. Also eine verbesserte Version.

5. Testen und anpassen

Führen Sie den neuen Prozess im kleinen Rahmen ein und holen Sie Rückmeldungen ein. So erkennen Sie früh, ob weitere Anpassungen nötig sind.

6. Prozessstandard festlegen und kommunizieren

Sobald der neue Ablauf funktioniert, sollte er dokumentiert und als Standardprozess eingeführt werden. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden nach dem gleichen Muster arbeiten.

Unser Tipp: Nutzen Sie geeignete Tools

Für die Darstellung und Analyse von Prozessen gibt es viele hilfreiche Werkzeuge. Von einfachen Tools wie Microsoft Visio oder Lucidchart bis hin zu spezialisierten GPM-Plattformen wie Signavio oder Bizagi. Auch Tabellen oder Whiteboards können für den Anfang ausreichen.

Fazit

Der Einstieg in das Geschäftsprozessmanagement muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist, strukturiert vorzugehen, Mitarbeitende einzubeziehen und konsequent dranzubleiben. Schon kleine Verbesserungen können eine große Wirkung haben in Bezug auf Effizienz, Qualität und Zufriedenheit im Unternehmen.

Sie benötigen Hilfe beim Einstieg in Geschäftsprozessmanagement ? Dann kontaktieren Sie uns gerne! Wir unterstützen Sie beim Einstieg in ein erfolgreiches Prozessmanagement.